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Cómo organizar un evento corporativo: 10 consejos prácticos

Un evento corporativo es una oportunidad para crear y fortalecer vínculos con los clientes, los empleados, los socios y los medios de comunicación. Además, puede servir para promover la imagen, los valores y los productos de la empresa, así como para generar ingresos, reconocimiento y fidelización.


Sin embargo, organizar un evento corporativo no es una tarea sencilla. Requiere de una planificación, una ejecución y una evaluación cuidadosas. Por eso, en este artículo te ofrecemos 10 consejos prácticos para que puedas organizar un evento corporativo exitoso.


Definir el objetivo y el público del evento.


El primer paso para organizar un evento corporativo es definir el objetivo que se quiere lograr con él. ¿Qué se quiere comunicar, transmitir o conseguir con el evento? ¿Qué beneficios se esperan obtener? El objetivo debe ser claro, específico, medible, alcanzable y relevante.

Además, es importante identificar el público al que va dirigido el evento. ¿Quiénes son los asistentes potenciales? ¿Qué características, necesidades e intereses tienen? ¿Qué expectativas tienen respecto al evento? El público debe ser segmentado, analizado y conocido.


Elegir el formato y la temática adecuados al objetivo y al público.


El segundo paso para organizar un evento corporativo es elegir el formato y la temática que mejor se adapten al objetivo y al público del evento. El formato puede ser presencial, virtual o híbrido, y puede incluir conferencias, talleres, exposiciones, ferias, concursos, etc. La temática debe ser atractiva, innovadora y coherente con la identidad y los valores de la empresa.


Es conveniente hacer una lluvia de ideas para generar opciones de formato y temática, y luego seleccionar la más adecuada según los criterios de viabilidad, originalidad y efectividad.


Establecer un presupuesto y buscar fuentes de financiación.


El tercer paso para organizar un evento corporativo es establecer un presupuesto y buscar fuentes de financiación. El presupuesto debe incluir todos los gastos e ingresos previstos para el evento, tales como el alquiler del espacio, el pago de los servicios, el material, la publicidad, las entradas, los patrocinios, etc.


Es recomendable hacer un presupuesto realista, detallado y flexible, que contemple posibles imprevistos y contingencias. Asimismo, es conveniente buscar fuentes de financiación externas, como patrocinadores, colaboradores o subvenciones, que puedan aportar recursos económicos o en especie al evento.


Seleccionar el lugar, la fecha y la hora del evento.


El cuarto paso para organizar un evento corporativo es seleccionar el lugar, la fecha y la hora del evento. El lugar debe ser accesible, cómodo, seguro y adecuado al formato, la temática y el número de asistentes del evento. Además, debe contar con los servicios y equipamientos necesarios, como conexión a internet, sonido, iluminación, etc.


La fecha y la hora del evento deben ser convenientes para el público objetivo, evitando coincidir con otros eventos similares o con periodos vacacionales o festivos. También se deben tener en cuenta las condiciones climáticas, la disponibilidad del lugar y la duración del evento.


Contratar los servicios y proveedores necesarios para el evento.


El quinto paso para organizar un evento corporativo es contratar los servicios y proveedores necesarios para el evento. Estos pueden ser, por ejemplo, el catering, músicos para eventos, el transporte, la seguridad, la limpieza, el personal, los ponentes, los animadores, los fotógrafos, etc.


Es importante comparar diferentes opciones de servicios y proveedores, teniendo en cuenta la calidad, el precio, la experiencia y las referencias. Además, es imprescindible firmar contratos claros y detallados, que especifiquen las condiciones, los plazos, las responsabilidades y las garantías de cada servicio o proveedor.


Diseñar un plan de comunicación y difusión del evento.


El sexto paso para organizar un evento corporativo es diseñar un plan de comunicación y difusión del evento. El plan debe definir los objetivos, los mensajes, los canales, los medios, los recursos y las acciones de comunicación y difusión del evento, tanto antes, como durante y después del mismo.


Es fundamental utilizar una estrategia multicanal, que combine medios tradicionales, como la prensa, la radio o la televisión, con medios digitales, como las redes sociales, el correo electrónico o la página web. Asimismo, es esencial crear un nombre, un logo, un eslogan y un hashtag para el evento, que lo identifiquen y lo posicionen.




Preparar el contenido y el material del evento.


El séptimo paso para organizar un evento corporativo es preparar el contenido y el material del evento. El contenido debe ser relevante, interesante y útil para el público, y debe estar alineado con el objetivo y la temática del evento. El material debe ser profesional, atractivo y funcional, y debe reflejar la imagen y los valores de la empresa.


Es aconsejable elaborar un guion o una agenda del evento, que indique el orden, la duración y el responsable de cada actividad o intervención. También es conveniente preparar el material necesario para el evento, como las presentaciones, los vídeos, los folletos, los carteles, los regalos, etc.


Coordinar el equipo y los participantes del evento.


El octavo paso para organizar un evento corporativo es coordinar el equipo y los participantes del evento. El equipo debe estar formado por personas capacitadas, comprometidas y motivadas, que tengan asignadas unas funciones y unas responsabilidades claras. Los participantes deben estar informados, confirmados y satisfechos con el evento.


Es necesario establecer una buena comunicación interna y externa, que facilite el intercambio de información, el seguimiento y la resolución de problemas. Además, es necesario ofrecer una buena atención y un buen servicio al cliente, que genere confianza, cercanía y fidelidad.


Evaluar el impacto y el resultado del evento.


El noveno paso para organizar un evento corporativo es evaluar el impacto y el resultado del evento. La evaluación debe medir el grado de cumplimiento del objetivo, el nivel de satisfacción del público, el retorno de la inversión y el alcance de la comunicación y difusión del evento.


Es recomendable utilizar diferentes métodos y herramientas de evaluación, como encuestas, cuestionarios, entrevistas, observación, indicadores, estadísticas, etc. Además, es recomendable elaborar un informe de evaluación, que recoja los datos, los análisis, las conclusiones y las recomendaciones de mejora para futuros eventos.


Agradecer y hacer seguimiento a los asistentes y colaboradores del evento.


El décimo y último paso para organizar un evento corporativo es agradecer y hacer seguimiento a los asistentes y colaboradores del evento. El agradecimiento debe ser sincero, personalizado y oportuno, y debe expresar el valor y la importancia de cada asistente y colaborador para el éxito del evento. El seguimiento debe ser continuo, periódico y relevante, y debe mantener el interés, la relación y la fidelidad de los asistentes y colaboradores. El seguimiento puede incluir acciones como enviar boletines, compartir contenidos, invitar a otros eventos, ofrecer descuentos, solicitar opiniones, etc.


En resumen, sigue estos consejos para organizar tu evento corporativo con éxito


Un evento corporativo puede aportar muchos beneficios a la empresa, como mejorar la imagen, aumentar la visibilidad, generar ingresos, fidelizar clientes, motivar empleados, etc.

Para organizar un evento corporativo exitoso, es necesario seguir una serie de pasos y consejos, que hemos resumido en este artículo. Estos son:

  • Definir el objetivo y el público del evento.

  • Elegir el formato y la temática adecuados al objetivo y al público.

  • Establecer un presupuesto y buscar fuentes de financiación.

  • Seleccionar el lugar, la fecha y la hora del evento.

  • Contratar los servicios y proveedores necesarios para el evento.

  • Diseñar un plan de comunicación y difusión del evento.

  • Preparar el contenido y el material del evento.

  • Coordinar el equipo y los participantes del evento.

  • Evaluar el impacto y el resultado del evento.

  • Agradecer y hacer seguimiento a los asistentes y colaboradores del evento.


Esperamos que estos consejos te hayan sido útiles y que te animes a organizar eventos corporativos que sorprendan, emocionen y satisfagan a tu público.

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